УТВЕРЖДЕНО

приказом Сыктывкарского городского суда 

Республики Коми

 от « 30 »  января 2026 г.  № 18

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет правовое положение, основные задачи и функции отдела обеспечения судопроизводства по гражданским делам Сыктывкарского городского суда Республики Коми (далее – Положение).

1.2. Отдел обеспечения судопроизводства по гражданским делам Сыктывкарского городского суда Республики Коми (далее – Отдел) является структурным подразделением Сыктывкарского городского суда Республики Коми (далее – суд).

1.3. Отдел предназначен для осуществления организационного и технического обеспечения судопроизводства по гражданским делам и иным материалам, в том числе по подготовке и проведению судебных заседаний.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- Законом Российской Федерации от 26.06.1992 № 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации»;

- Федеральным конституционным законом от 31.12.1996 № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации»; 

- Федеральным конституционным законом от 07.02.2011 № 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»; 

- Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

- Федеральным законом от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; 

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 21.07.1997 № 118-ФЗ «Об органах принудительного исполнения Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»;

- Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

- Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации; 

- Гражданским кодексом Российской Федерации;

- иными федеральными конституционными законами, федеральными законами, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными актами,  принятыми в пределах их компетенции; 

- Распоряжениями Председателя Верховного Суда Российской Федерации;

- Приказами и распоряжениями Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации; 

- Приказами и распоряжениями Управления Судебного департамента в Республике Коми; 

- Решениями органов судебного сообщества, принятыми в пределах их полномочий;

- Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 № 36;

- Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 № 56; 

- Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 25.06.2021 № 124;

- Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием срока их хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21.12.2022 № 242;

- Инструкцией об организации работы с бланками исполнительных листов в федеральных судах и управлениях Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 25.10.2023 № 216; 

- Положением о подготовке и оформлении служебных документов федеральными судами общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.12.2018 № 352;

- Положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденном приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.05.2023 № 91; 

- Регламентом организации применения видео-конференц-связи при подготовке и проведении судебных заседаний, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28.12.2015 № 401;

- Регламентом организации ведения протоколирования с использованием средств аудиозаписи (аудиопротоколирования) хода судебного заседания, а также при совершении отдельного процессуального действия вне судебного заседания в федеральных судах общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09.01.2025 № 2;

- Порядком подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27.12.2016 № 251;

- Порядком выдачи дел и судебных документов Сыктывкарского городского суда Республики Коми;

- Правилами служебного распорядка суда, настоящим Положением, должностными регламентами государственных гражданских служащих Отдела и иными нормативными актами, регламентирующими деятельность суда.

1.5. Отдел находится в непосредственном подчинении председателя суда.

1.6. Деятельность Отдела контролируется и координируется заместителем председателя суда по гражданским делам.

1.7. Штатная численность Отдела утверждается в установленном порядке председателем суда по согласованию с начальником Управления Судебного департамента в Республике Коми. 

1.8. Работники Отдела являются федеральными государственными гражданскими служащими и замещают должности федеральной государственной гражданской службы.

1.9. Начальник Отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций. 

1.10. Отдел для осуществления судебного делопроизводства имеет гербовую печать с указанием наименования суда. Печать хранится в сейфе Отдела. Ответственность за ее хранение несет начальник Отдела. Также Отдел имеет необходимые для работы штампы.

1.11. Требования, установленные настоящим Положением, являются обязательными для всех работников аппарата суда, замещающих должности в Отделе.

1.12. Деятельность Отдела строится во взаимодействии с другими структурными подразделениями (отделами) суда, судьями, помощниками судей и персоналом по охране и обслуживанию зданий.

2. Основные задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Организация работы и эффективного взаимодействия государственных гражданских служащих Отдела и направление их деятельности на обеспечение выполнения задач и функций, возложенных на Отдел.

2.2. Организация, ведение и сопровождение судебного делопроизводства по гражданским делам и иным материалам.

2.3. Организационное и техническое обеспечение судопроизводства по гражданским делам и иным материалам, в том числе по осуществлению организационно-подготовительных действий в связи с назначением дел к слушанию и непосредственному проведению судебных заседаний, принятие и выдача документов, удостоверение копий документов, вручение документов, уведомлений и вызовов, контроль уплаты пошлин и сборов, обеспечение ведения протоколов судебного заседания, аудиопротоколирования с использованием средств аудиозаписи, ведение учета движения дел и сроков их прохождения в суде, обеспечение обращения к исполнению судебных актов и т.д.

2.4. Ведение первичного статистического учета и формирование утвержденной отчетности, подготовка аналитических справок и материалов по запросам Верховного Суда Республики Коми, Управления Судебного департамента в Республике Коми на основе данных информационных систем суда, которые не могут быть получены из иных источников или централизованных информационных ресурсов судебной системы по гражданским делам.

2.5. Ведение архивного делопроизводства по гражданским делам и иным материалам, а также осуществление хранения дел и иных материалов (обеспечение хранения документов архивного фонда суда и законченных делопроизводством документов, судебных дел и иных материалов).

2.6. Организация и ведение работы по информационному обеспечению деятельности Отдела, в том числе по обеспечению внедрения и применения в деятельности суда передовых информационных и телекоммуникационных технологий и систем, внесению надлежащей информации и сведений в базы данных Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» по гражданским делам.

2.7. Осуществление контроля и организация работы секретарей судебных заседаний Отдела.

2.8. Осуществление приема граждан и документов по гражданским делам.

2.9. Организация исполнения приказов, поручений председателя суда, заданий Верховного суда Республики Коми и Управления Судебного департамента в Республике Коми.

2.10. Взаимодействие с иными государственными органами и организациями, а также иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

2.11. Иные задачи, направленные на организационное обеспечение деятельности Отдела.

3. Функции Отдела

В соответствии с возложенными задачами Отдел осуществляет следующие функции:

3.1. Организация работы (прием, учет, хранение, обеспечение сохранности, контроль движения и иное) с поступившими в Отдел гражданскими делами и иными материалами, заявлениями, жалобами, представлениями и другими документами, прием телефонограмм.

3.2. Организация и ведение делопроизводства по гражданским делам.

3.3. Информирование обратившихся лиц по вопросам, связанным с рассмотрением заявлений, жалоб, гражданских дел и иных материалов. 

3.4. Осуществление мероприятий по подготовке заявлений, жалоб, представлений, гражданских дел и иных материалов к рассмотрению, в том числе направление участвующим в деле лицам копий заявлений, жалоб, представлений и приложенных к ним документов, составление и размещение списков назначенных к рассмотрению судебных дел; извещение участников процесса о времени и месте судебного заседания, рассмотрения заявления, жалобы, представления, в том числе посредством Единого портала с использованием государственной электронной почтовой системы (ГЭПС), СМС-сообщений (в случае их согласия на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки СМС-извещения адресату), а также организация и контроль их направления соответствующим лицам.

3.5. Проверка и доклад о явке участвующих в гражданском деле лиц.

3.6. Обеспечение ведения и оформления в ходе каждого судебного заседания, протокола, аудиопротоколирования с использованием средств аудиозаписи, за исключением закрытого судебного заседания, в случае неявки в судебное заседание или в место совершения отдельного процессуального действия участвующих в деле лиц, а также в случае рассмотрения дела (заявления, ходатайства) или совершения отдельного процессуального действия без извещения участвующих в деле лиц.

3.7. Контроль обеспечения надлежащей и объективной фиксации хода судебного разбирательства. 

3.8. Контроль за уплатой государственной пошлины и иных сборов.

3.9. Ознакомление участников гражданского судопроизводства в установленном порядке с протоколом судебного заседания, аудиозаписью судебного заседания, материалами гражданского дела, в том числе контроль за выдаваемыми для ознакомления гражданскими делами и иными документами, изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания на предоставленный материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в суде). 

3.10. Оформление копий судебных документов, в том числе в форме электронного скан образа документа, подписанного судьей (судьями) усиленной квалифицированной электронной подписью, их выдача (направление) в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству.

3.11. Оформление рассмотренных гражданских дел и иных материалов, организация их направления в суд соответствующей инстанции.

3.12. Подготовка, оформление и передача в архив законченных производством гражданских дел, а также учетных журналов (реестров), картотек и иных документов.

3.13. Обеспечение обращения к исполнению судебных решений, в том числе подготовка, регистрация и учет исполнительных листов, выписок, копий судебных документов, их передача или направление по назначению.

3.14. Ведение базы данных автоматизированного судебного делопроизводства в соответствии с регламентом его использования, утвержденным председателем суда. 

3.15. Обеспечение полноты и достоверности учетных данных используемых в суде автоматизированных информационных систем, формирование корректной регламентной статистической отчетности на их основе.

3.16.  Подготовка и передача для отправки исходящей корреспонденции Отдела.

3.17.  Постоянное совершенствование способов обеспечения судопроизводства, использование современных технологий при осуществлении Отделом своей деятельности.

3.18. Ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений, а также работа с их обращениями в соответствии с утвержденным председателем суда положением о приемной суда.

3.19. Подготовка, обработка, деперсонификация информации, ее размещение на официальном сайте в сети «Интернет» по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела, в соответствии с распределением председателем суда данных функций ответственным структурным подразделениям и должностным лицам.

3.20. Составление номенклатуры дел Отдела на очередной год для представления в отдел кадров и делопроизводства до 1 ноября текущего года.

3.21. Осуществление взаимодействия с иными государственными органами и организациями, а также иными структурными подразделениями (отделами) суда по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

3.22. Выполнение поручений председателя суда, его заместителей. Исполнение приказов, распоряжений и указаний председателя суда, его заместителей, заданий Верховного суда Республики Коми и Управления Судебного департамента в Республике Коми, отданных в пределах должностных полномочий.

3.23. Выполнение иных функций, осуществляемых в целях обеспечения судопроизводства по гражданским делам.

4. Организация деятельности Отдела

4.1. Отдел возглавляет начальник Отдела, который назначается и освобождается от должности председателем суда с учетом требований Федерального закона от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4.2. В период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет заместитель начальника Отдела. В случае временного отсутствия заместителя начальника Отдела обязанности начальника Отдела приказом председателя суда возлагаются на одного из работников аппарата суда.

4.3. Начальник Отдела:

4.3.1. Обеспечивает выполнение задач и функций, возлагаемых на Отдел.

4.3.2. В пределах своей компетенции организует работу Отдела, распределяет обязанности между работниками Отдела, осуществляет контроль за исполнением работниками Отдела своих должностных обязанностей.

4.3.3. Осуществляет планирование работы Отдела и контроль за выполнением запланированных мероприятий.

4.3.4. Осуществляет проверку организации делопроизводства по гражданским делам в Отделе и докладывает председателю суда, заместителю председателя по гражданским делам о результатах данной проверки.

4.3.5. Запрашивает в структурных подразделениях суда или у работников аппарата суда документы и информацию, необходимые для выполнения функций Отдела.

4.3.6. Возвращает на доработку документы, оформленные работниками Отдела с нарушениями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде.

4.4. Отдел осуществляет непосредственное взаимодействие со структурными подразделениями (отделами) суда по вопросам:

- ведения делопроизводства;

- организации и контроля, проверки исполнения документов и распоряжений;

- передачи входящей корреспонденции, отправки исходящей документации, движения внутренней документации;

- организационно-правового, кадрового и материально-технического обеспечения.

4.5. Отдел осуществляет взаимодействие с судьями суда.

4.6. Работа Отдела строится на принципах сотрудничества с Управлением Судебного департамента в Республике Коми и с Верховным Судом Республики Коми, с правоохранительными органами и другими организациями, учреждениями в целях осуществления поставленных задач и выполнения функций отдела.

4.7. Работники Отдела в пределах своих должностных обязанностей взаимодействуют с администратором суда, осуществляющим полномочия на основании Федерального закона от 08.01.1998 № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации».

4.8. Отдел в установленном порядке готовит заявки на приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), необходимых для реализации основных направлений деятельности Отдела.

4.9. Работники Отдела несут персональную ответственность согласно действующему законодательству за недобросовестное выполнение своих должностных обязанностей, установленных должностными регламентами, утвержденными председателем суда, нарушение трудовой дисциплины, ненадлежащее хранение служебной информации и документов.

5. Права Отдела

Работники Отдела имеют право:

5.1. Запрашивать и получать от отделов и судей материалы и сведения, необходимые для выполнения функций, возложенных на Отдел.

5.2. Представлять руководству предложения по повышению эффективности и совершенствованию деятельности всех отделов суда в части, относящейся к компетенции Отдела.

5.3. Заверять документы по направлению деятельности Отдела.

6. Заключительные положения

6.1. По вопросам, не урегулированным настоящим Положением, следует руководствоваться действующим законодательством, а также локальными актами суда. 

6.2. Настоящее Положение вводится в действие с 01 февраля 2026 года.